Wioletta Pańtak – Kierownik Referatu Organizacyjnego

tel. 94 35 30 457 Budynek „B” Urzędu Gminy, I piętro, pok. Nr 40

e-mail: w.pantak@gmina.kolobrzeg.pl

Do zakresu działania należy m.in.:

1.     Ogólny nadzór i koordynacja prac w Referacie;

2.     Zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań przez Referat;

3.     Prowadzenie całości spraw kadrowych;

4.     Organizacja służby przygotowawczej i egzaminów dla nowozatrudnionych pracowników;

5.  Prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników na wolne stanowiska pracy w Urzędzie;

6.     Prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami pracowników Urzędu;

7.     Prowadzenie spraw związanych z praktykami szkolnymi i studenckimi w Urzędzie;

8.     Sporządzanie umów na wykorzystanie pojazdów prywatnych do celów służbowych;

9.     Prowadzenie Archiwum Zakładowego Urzędu;

10.Koordynowanie działań związanych z instrukcją kancelaryjną, JRWA oraz instrukcją w/s organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;

11.Koordynowanie działania systemu EZD;

12.Nadzorowanie prawidłowego stosowania JRWA;

13.Przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z komórek organizacyjnych Urzędu;

14.Przechowywanie zasobów archiwalnych, udostępnianie dokumentów dla celów służbowych i naukowo-badawczych;

15.Weryfikowanie, klasyfikowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego, likwidowanie dokumentacji niearchiwalnej;

16.Wystawianie i rejestracja delegacji służbowych krajowych i zagranicznych;

17.Wprowadzanie, aktualizowanie, archiwizowanie danych osobowych i płacowych w komputerowym systemie kadrowo – płacowym.

 

Joanna Strzechmińska - Pomoc Administracyjna – Biuro Podawcze

tel. 94 35 30 432  Budynek „A” Urzędu Gminy, parter, pok. Nr 16

 Do zakresu działania należy m.in.:

1.     Prowadzenie biura podawczego,

2.     Udzielanie informacji o miejscu i sposobie załatwienia spraw w Urzędzie Gminy Kołobrzeg,

3.     Wydawanie formularzy, wniosków oraz udzielanie pomocy w ich wypełnianiu,

4.     Prowadzenie spraw kancelaryjnych, a w szczególności:

- przyjmowanie wniosków, podań, pism i innej korespondencji,

- wprowadzanie korespondencji do elektronicznego obiegu zgodnie z dekretacją,

- przekazywanie dokumentacji do dekretacji,

- przekazywanie zadekretowanej korespondencji kierownikom referatów lub na samodzielne stanowiska pracy oraz jednostkom organizacyjnym zgodnie z dekretacją,

- przygotowanie korespondencji do wysyłki,

5. Wydawanie petentom za potwierdzeniem odbioru zaświadczeń i innej korespondencji wystawionej przez referaty i samodzielne stanowiska,

6.Przyjmowanie pism sądowych i prokuratorskich w przypadku niemożności doręczenia ich adresatom w miejscu zamieszkania oraz innych obwieszczeń sądowych,

7.  Prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami pracowników Urzędu,

8. Gospodarka pieczęciami, w tym prowadzenie centralnego rejestru pieczęci i stempli, weryfikacja zamówień na pieczęcie urzędowe i stemple,

9. Nadzór nad terminową płatnością abonamentów RTV za sprzęt będący na wyposażeniu Urzędu,

10.Prowadzenie ewidencji legitymacji służbowych pracowników Urzędu,

11.Prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umów na usługi pocztowe,

12.Prowadzenie spraw związanych z umieszczaniem flagi państwowej i dekorowanie budynków Urzędu z okazji m.in. świątpaństwowych, uroczystości i rocznic,

13.Zastępowanie pracownika ds. obsługi sekretariatu pod jego nieobecność.