Stanowisko pracy ds. kancelaryjnych i sekretariatu: Magdalena Jelonek

tel. 94 35 30 420, 94 35 30 448  Budynek „A” Urzędu Gminy, I piętro, pok. Nr 23

e-mail: sekretariat@gmina.kolobrzeg.pl

Do zakresu działania należy m.in.:

1.     Obsługa sekretariatu Wójta i Zastępcy Wójta;

2.     Organizowanie spotkań Wójta i Zastępcy Wójta;

3.     Prowadzenie kalendarza spotkań;

4.     Przygotowywanie materiałów na spotkania, organizowanie i obsługa spotkań wyjazdowych Wójta i Zastępcy Wójta;

5.     Prowadzenie zapotrzebowania materiałowego na cele administracyjne;

6.     Prowadzenie spraw związanych z zapotrzebowaniem Urzędu w materiały sanitarne;

7.     Udzielanie informacji o miejscu i sposobie załatwienia spraw w Urzędzie Gminy Kołobrzeg;

8.     Zastępowanie pracownika ds. obsługi biura podawczego pod jego nieobecność, w zakresie:

- przyjmowanie wniosków, podań, pism i innej korespondencji,

- wprowadzanie korespondencji do elektronicznego obiegu zgodnie z dekretacją,

-przekazywanie dokumentacji do dekretacji,

-przekazywanie zadekretowanej korespondencji kierownikom referatów lub na samodzielne stanowiska pracy oraz jednostkom organizacyjnym zgodnie z dekretacją;

9.     Przygotowanie korespondencji do wysyłki;

10.Wywieszanie na tablicy ogłoszeń urzędu pism sądowych i komorniczych podlegających podaniu do publicznej wiadomości ogłaszających o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane;

11.Obsługa centrali telefonicznej;

12.Prowadzenie ewidencji delegacji;

13.Prowadzenie książki kontroli zewnętrznych;

14.Przygotowywanie projektów pism i innej dokumentacji.

 

 

Marta Filipowska - Pomoc Administracyjna – Stanowisko pracy ds. Obsługi Biura Podawczego

tel. 94 35 30 432  Budynek „A” Urzędu Gminy, parter

 Do zakresu działania należy m.in.:

1.     Prowadzenie biura podawczego,

2.     Udzielanie informacji o miejscu i sposobie załatwienia spraw w Urzędzie Gminy Kołobrzeg,

3.     Wydawanie formularzy, wniosków oraz udzielanie pomocy w ich wypełnianiu,

4.     Prowadzenie spraw kancelaryjnych, a w szczególności:

- przyjmowanie wniosków, podań, pism i innej korespondencji,

- wprowadzanie korespondencji do elektronicznego obiegu zgodnie z dekretacją,

- przekazywanie dokumentacji do dekretacji,

- przekazywanie zadekretowanej korespondencji kierownikom referatów lub na samodzielne stanowiska pracy oraz jednostkom organizacyjnym zgodnie z dekretacją,

- przygotowanie korespondencji do wysyłki,

5. Wydawanie petentom za potwierdzeniem odbioru zaświadczeń i innej korespondencji wystawionej przez referaty i samodzielne stanowiska,

6.Przyjmowanie pism sądowych i prokuratorskich w przypadku niemożności doręczenia ich adresatom w miejscu zamieszkania oraz innych obwieszczeń sądowych,

7.  Prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami pracowników Urzędu,

8. Gospodarka pieczęciami, w tym prowadzenie centralnego rejestru pieczęci i stempli, weryfikacja zamówień na pieczęcie urzędowe i stemple,

9. Nadzór nad terminową płatnością abonamentów RTV za sprzęt będący na wyposażeniu Urzędu,

10.Prowadzenie ewidencji legitymacji służbowych pracowników Urzędu,

11.Prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umów na usługi pocztowe,

12.Prowadzenie spraw związanych z umieszczaniem flagi państwowej i dekorowanie budynków Urzędu z okazji m.in. świąt państwowych, uroczystości i rocznic,

13.Zastępowanie pracownika ds. obsługi sekretariatu pod jego nieobecność.