Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy Kołobrzeg

Iwona Pańtak – Główny Specjalista ds. Obsługi Biura Wójta

tel. 94 35 30 420, 94 35 30 448  Budynek „A” Urzędu Gminy, I piętro, pok. Nr 23

e-mail: sekretariat@gmina.kolobrzeg.pl

Do zakresu działania należy m.in.:

1.     Obsługa sekretariatu Wójta i Zastępcy Wójta;

2.     Organizowanie spotkań Wójta i Zastępcy Wójta;

3.     Prowadzenie kalendarza spotkań;

4.     Przygotowywanie materiałów na spotkania, organizowanie i obsługa spotkań wyjazdowych Wójta i Zastępcy Wójta;

5.     Prowadzenie zapotrzebowania materiałowego na cele administracyjne;

6.     Prowadzenie spraw związanych z zapotrzebowaniem Urzędu w materiały sanitarne;

7.     Udzielanie informacji o miejscu i sposobie załatwienia spraw w Urzędzie Gminy Kołobrzeg;

8.     Zastępowanie pracownika ds. obsługi biura podawczego pod jego nieobecność, w zakresie:

- przyjmowanie wniosków, podań, pism i innej korespondencji,

- wprowadzanie korespondencji do elektronicznego obiegu zgodnie z dekretacją,

-przekazywanie dokumentacji do dekretacji,

-przekazywanie zadekretowanej korespondencji kierownikom referatów lub na samodzielne stanowiska pracy oraz jednostkom organizacyjnym zgodnie z dekretacją;

9.     Przygotowanie korespondencji do wysyłki;

10. Wywieszanie na tablicy ogłoszeń urzędu pism sądowych i komorniczych podlegających podaniu do publicznej wiadomości ogłaszających o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane;

11. Obsługa centrali telefonicznej;

12. Prowadzenie ewidencji delegacji;

13. Prowadzenie książki kontroli zewnętrznych;

14. Przygotowywanie projektów pism i innej dokumentacji.