REFERAT ORGANIZACYJNO-ADMINISTRACYJNY

a)   Stanowisko pracy ds. Informatyki

Artur Antolak – Informatyk

tel. 94 35 30 449, budynek „A” Urzędu Gminy, parter, pok. Nr 18

e-mail: informatyk@gmina.kolobrzeg.pl

 Do zakresu czynności należy m.in:

1)   planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi informatycznej Urzędu

2)   testowanie i wdrażanie systemów informatycznych;

3)   koordynowanie procesu tworzenia baz danych;

4)   obsługa informatyczna wyborów;

5)   planowanie rozwoju systemów informatycznych i dostosowanie ich do zmieniających się potrzeb;

6)   nadzór nad tworzeniem systemów przez producentów z zewnątrz i egzekwowanie wykonania potrzeb modyfikacji oprogramowania;

7)   administrowanie siecią informatyczną Urzędu, w tym archiwizowanie zasobów elektronicznych;

8)   administrowanie bazami danych oraz zapewnienie ich ochrony - wykonywanie zadań „administratora systemu informatycznego”;

9)   nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz dokonywanie niezbędnych napraw;

10)   prowadzenie wewnętrznej ewidencji sprzętu i oprogramowania;

11)   szkolenie pracowników w zakresie obsługi oprogramowania i sprzętu komputerowego;

12)   szkolenie pracowników urzędu pod kątem przestrzegania ustawy z dnia 29.08.1997 r.
o ochronie danych osobowych;

13)   koordynacja tworzenia infrastruktury teleinformatycznej w jednostkach organizacyjnych podporządkowanych lub nadzorowanych przez Urząd;

14)   współdziałanie z Referatem Promocji i Rozwoju w przygotowaniu projektów z dziedziny infrastruktury telekomunikacyjnej i społeczeństwa informacyjnego umożliwiających wsparcie z funduszy unijnych;

15)   wykonywanie zadań administratora Biuletynu Informacji Publicznej.

b)   Stanowisko pracy ds. Obsługi Rady Gminy

      Magdalena Jachimowicz - Inspektor

tel. 94 35 30 453, Budynek „B” Urzędu Gminy, I piętro, pok. Nr 39

e-mail: rada@gmina.kolobrzeg.pl

 Do zakresu czynności należy m.in:

1)     prowadzenie obsługi techniczno - kancelaryjnej Przewodniczącego Rady Gminy i Jego Zastępcy, Rady Gminy i jej Komisji, a w szczególności:

2)     przesyłanie Radnym porządku obrad i projektów uchwał

3)     sporządzanie protokółów z Sesji Rady Gminy i posiedzeń Komisji

4)     przekazywanie do wiadomości do Referatów i na samodzielne stanowiska pracy podjętych na Sesjach i Komisjach uchwał i wniosków

5)     prowadzenie:

- rejestru uchwał Rady Gminy,

- rejestru wniosków i opinii komisji Rady Gminy,

- rejestru interpelacji i wniosków radnych oraz monitorowanie terminowości udzielania odpowiedzi na interpelacje i wnioski,

- rejestru skarg i wniosków oraz dokumentacji dotyczącej ich rozpatrzenia przez Radę

6)      sporządzanie, zgodnie z wytycznymi Przewodniczącego Rady, projektów porządku obrad, projektów planów pracy Rady.

7)      przygotowanie sali posiedzeń do sesji Rady Gminy i posiedzeń Komisji.

8)     obsługa techniczno-kancelaryjna sesji Rady Gminy i posiedzeń Komisji.

9)        obsługa techniczno – kancelaryjna narad organizowanych przez Przewodniczącego Rady.

10)      prowadzenie zbiorów Dzienników Urzędowych Województwa Zachodniopomorskiego.

11)     organizowanie szkoleń radnych i merytoryczna odpowiedzialność za rozliczenie tych szkoleń.

12)     rozliczanie i prowadzenie dokumentacji dotyczącej diet radnych. 

13)     prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami, prowadzenie w tym zakresie rejestru oraz sprawowanie monitoringu nad terminowością rozpatrywania skarg przez referaty i samodzielne stanowiska pracy.

14)     prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej.

15)     prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Gminy.

16)     przygotowywanie na sesje Rady Gminy informacji dla radnych i sołtysów o działaniach podejmowanych przez Wójta Gminy w okresie międzysesyjnym.

17)     prowadzenie spraw związanych z wyborami ławników do sądów.

18)     prowadzenie zbioru i rejestru zarządzeń Wójta Gminy.

19)     prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień dla pracowników Urzędu oraz dla dyrektorów/kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;

20)     prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu.

c)       Stanowisko pracy ds. kadrowo-organizacyjnych

Wioletta Pańtak – Inspektor

tel. 94 35 30 432, budynek “B” Urzędu Gminy, parter,  pok. Nr 45
e-mail: w.pantak@gmina.kolobrzeg.pl

 Do zakresu czynności należy m.in:

1)   prowadzenie całości spraw kadrowych i BHP pracowników Urzędu;

2)  prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu;

3)  sporządzanie umów na wykorzystanie pojazdów prywatnych do celów służbowych;

4) koordynowanie działań związanych z instrukcją kancelaryjną, JRWA oraz instrukcją w/s

    organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, w tym:

a) koordynowanie działania systemu EZD,

b) nadzorowanie prawidłowego stosowania RWA,

c) prowadzenie Archiwum Urzędu,

d) przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z komórek

organizacyjnych Urzędu ,

e) przechowywanie zasobów archiwalnych, udostępnianie dokumentów dla celów służbowych i naukowo-badawczych,

f) weryfikowanie, klasyfikowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum

Państwowego, likwidowanie dokumentacji niearchiwalnej.

5) wprowadzanie, aktualizowanie, archiwizowanie danych osobowych i płacowych w komputerowym systemie kadrowo – płacowym;

6) organizacja służby przygotowawczej i egzaminów dla nowozatrudnionych pracowników;

7) prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników na wolne stanowiska pracy w Urzędzie;

8) prowadzenie spraw związanych z ocenami okresowymi pracowników;

9) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu.

d)       Stanowisko pracy ds. obsługi sekretariatu

Iwona Pańtak  - Podinspektor

tel. 94 35 30 420,  budynek „A” Urzędu Gminy, I piętro, pok. Nr 23

e-mail: sekretariat@gmina.kolobrzeg.pl

Do zakresu czynności należąy m.in:

1)   prowadzenie Sekretariatu Urzędu.

2)   sprawowanie w razie potrzeby dyżurów w Urzędzie.

3)   prowadzenie zapotrzebowania materiałowego na cele administracyjne,  w tym materiałów biurowych, papieru, ksiąg ewidencyjnych i urządzeń biurowych, zakup tonerów.

4)   prowadzenie spraw  związanych z zaopatrzeniem Urzędu w materiały sanitarne, nadzór nad pracą pracowników sprzątających Urząd.

5)   prowadzenie ewidencji szkoleń pracowników Urzędu.

6) prowadzenie ewidencji legitymacji, pieczęci, delegacji, księgi wyjść służbowych w godzinach pracy.

  7) prowadzenie książki kontroli zewnętrznych oraz przekazywanie do publikacji w systemie
i publikowanie na stronie BIP informacji o kontrolach zewnętrznych.

 9)  obsługa centrali telefonicznej Urzędu.

10) udzielanie informacji o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie Gminy Kołobrzeg.

e)  Biuro Podawcze

  Aleksandra Kowalska – pomoc administracyjna

tel. 94 35 30 432, budynek “A” Urzędu Gminy, parter,  pok. Nr 16
e-mail: a.kowalska@gmina.kolobrzeg.pl

Do zakresu czynności należy m.in:

1)   prowadzenie spraw kancelaryjnych, w szczególności :

a)  przyjmowanie korespondencji do Biura Podawczego,

b)  przekazywanie dokumentacji do dekretacji,

3) przekazywanie zadekretowanej korespondencji pracownikom na stanowiska pracy.

2)  organizacja obsługi pocztowej;

3)   udzielanie informacji o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie Gminy Kołobrzeg.