REFERAT ORGANIZACYJNO-ADMINISTRACYJNY

a)   Stanowisko pracy ds. Informatyki

Artur Antolak – Informatyk

tel. 94 35 30 449, budynek „A” Urzędu Gminy, parter, pok. Nr 18

e-mail: informatyk@gmina.kolobrzeg.pl

 Do zakresu czynności należą m.in:

sprawy związane z funkcjonowaniem i organizacją systemów informatycznych oraz sprzętu komputerowego  a w szczególności:

a)  testowanie i wdrażanie systemów informatycznych,

b) opiniowanie zakupu sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi informatycznej Urzędu oraz podległych jednostek organizacyjnych Urzędu,

c)  koordynowanie procesu tworzenia baz danych,

d)  obsługa informatyczna wyborów,

e) prowadzenie i aktualizacja strony internetowej Urzędu Gminy Kołobrzeg , miejscowości Dźwirzyno i Grzybowo oraz Biuletynu Informacji Publicznej,

f)  koordynacja przedsięwzięć informatycznych referatów i samodzielnych stanowisk pracy Urzędu ,

g)  nadzór  nad bezpieczeństwem systemu informatycznego Urzędu,

h) reagowanie na sygnały o incydentach w zakresie bezpieczeństwa i usuwanie ich skutków.

b)   Stanowisko pracy ds. Obsługi Rady Gminy

      Magdalena Jachimowicz - Inspektor

tel. 94 35 30 453, Budynek „B” Urzędu Gminy, I piętro, pok. Nr 39

e-mail: rada@gmina.kolobrzeg.pl

 Do zakresu czynności należą m.in:

1.      Prowadzenie obsługi techniczno - kancelaryjnej Przewodniczącego Rady Gminy i Jego Zastępcy, Rady Gminy i jej Komisji, a w szczególności:

2.     Przesyłanie Radnym porządku obrad i projektów uchwał

3.     Sporządzanie protokółów z Sesji Rady Gminy i posiedzeń Komisji

4.     Przekazywanie do wiadomości do Referatów i na samodzielne stanowiska pracy podjętych na Sesjach i Komisjach uchwał i wniosków

5.     Prowadzenie:

- rejestru uchwał Rady Gminy,

- rejestru wniosków i opinii komisji Rady Gminy,

- rejestru interpelacji i wniosków radnych oraz monitorowanie terminowości udzielania odpowiedzi na interpelacje i wnioski,

- rejestru skarg i wniosków oraz dokumentacji dotyczącej ich rozpatrzenia przez Radę

6.      Sporządzanie, zgodnie z wytycznymi Przewodniczącego Rady, projektów porządku obrad, projektów planów pracy Rady.

7.      Przygotowanie sali posiedzeń do sesji Rady Gminy i posiedzeń Komisji.

8.     Obsługa techniczno-kancelaryjna sesji Rady Gminy i posiedzeń Komisji.

9.   Obsługa techniczno – kancelaryjna narad organizowanych przez Przewodniczącego Rady.

10.       Prowadzenie zbiorów Dzienników Urzędowych Województwa Zachodniopomorskiego.

11.      Organizowanie szkoleń radnych i merytoryczna odpowiedzialność za rozliczenie tych szkoleń.

12.      Rozliczanie i prowadzenie dokumentacji dotyczącej diet radnych. 

13.      Prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami, prowadzenie w tym zakresie rejestru oraz sprawowanie monitoringu nad terminowością rozpatrywania skarg przez referaty i samodzielne stanowiska pracy.

14.      Prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej.

15.      Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Gminy.

16.      Przygotowywanie na sesje Rady Gminy informacji dla radnych i sołtysów o działaniach podejmowanych przez Wójta Gminy w okresie międzysesyjnym.

17.      Prowadzenie spraw związanych z wyborami ławników do sądów.

18.      Prowadzenie zbioru i rejestru zarządzeń Wójta Gminy.

19.      Prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień dla pracowników Urzędu oraz dla dyrektorów/kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;

20.      Prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu.

c)       Stanowisko pracy ds. kancelaryjno-organizacyjnych

Wioletta Pańtak – inspektor

tel. 94 35 30 432, budynek “A” Urzędu Gminy, parter,  pok. Nr 16
e-mail: w.pantak@gmina.kolobrzeg.pl

 Do zakresu czynności należą m.in:

1. Udzielanie informacji o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie Gminy Kołobrzeg .

2. Wydawanie formularzy, wniosków oraz udzielanie pomocy w ich wypełnianiu.

3. Przyjmowanie wniosków , podań, pism i innej korespondencji.

4. Przygotowywanie korespondencji do wysyłki.

5. Wprowadzanie korespondencji do elektronicznego obiegu zgodnie z dekretacją.

6. Prowadzenie rejestru ilościowego pism.

7. Wydawanie petentom za poświadczeniem odbioru zaświadczeń i innej korespondencji wystawianej przez referaty i samodzielne stanowiska.

8. Przekazywanie korespondencji do sekretariatu.

9. Roznoszenie zadekretowanej korespondencji kierownikom referatów i jednostkom organizacyjnym – zgodnie z dekretacją.

10. Przyjmowanie pism sądowych i prokuratorskich w przypadku niemożności doręczenia ich adresatom w miejscu zamieszkania oraz innych obwieszczeń sądowych .

11. Prowadzenie archiwum zakładowego oraz biblioteki Urzędu;

12. Gospodarka pieczęciami, w tym prowadzenie centralnego rejestru pieczęci i stempli, weryfikacja zamówień na pieczęcie urzędowe i stemple;

13. Prowadzenie spraw związanych ze szkoleniami pracowników Urzędu, w tym szkoleń wstępnych
i okresowych BHP;

14. Wprowadzanie, aktualizowanie, archiwizowanie danych osobowych i płacowych w komputerowym systemie kadrowo – płacowym;

15. Nadzór nad terminową płatnością abonamentów RTV za sprzęt będący na wyposażeniu Urzędu.

16. Prowadzenie spraw związanych z umieszczaniem flagi państwowej i dekorowanie budynków Urzędu z okazji m. in. świąt państwowych, uroczystości i rocznic.

d)       Stanowisko pracy ds. obsługi sekretariatu

Aleksandra Krycińska  - Podinspektor ds. administracyjnych

tel. 94 35 30 420,  budynek „A” Urzędu Gminy, I piętro, pok. Nr 23

e-mail: sekretariat@gmina.kolobrzeg.pl

Do zakresu czynności należą m.in:

1.    Prowadzenie Sekretariatu Urzędu.

2.    Sprawowanie w razie potrzeby dyżurów w Urzędzie.

3.    Prowadzenie zapotrzebowania materiałowego na cele administracyjne,  w tym materiałów biurowych, papieru, ksiąg ewidencyjnych i urządzeń biurowych, zakup tonerów.

4.    Prowadzenie spraw  związanych z zaopatrzeniem Urzędu w materiały sanitarne, nadzór nad pracą pracowników sprzątających Urząd.

5.    Prowadzenie ewidencji szkoleń pracowników Urzędu.

6.    Prowadzenie spraw kancelaryjnych, w szczególności :

1)  przyjmowanie korespondencji z Biura Podawczego,

2)  przekazywanie dokumentacji do dekretacji,

3) przekazywanie zadekretowanej korespondencji pracownikowi do spraw kancelaryjnych celem rozniesienia na stanowiska.

6. Prowadzenie ewidencji legitymacji, delegacji, księgi wyjść służbowych w godzinach pracy.

  7. Zatwierdzanie do publikacji w systemie i publikowanie na stronie BIP informacji o kontrolach zewnętrznych.

12. Obsługa centrali telefonicznej Urzędu.

13. Udzielanie informacji o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie Gminy Kołobrzeg.