REFERAT ORGANIZACYJNO-ADMINISTRACYJNY
a) Stanowisko pracy ds. Informatyki
Artur Antolak – Informatyk
tel. 94 35 30 449, budynek „A” Urzędu Gminy, parter, pok. Nr 18
e-mail: informatyk@gmina.kolobrzeg.pl
Do zakresu czynności należy m.in:
1) planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz oprogramowania do obsługi informatycznej Urzędu
2) testowanie i wdrażanie systemów informatycznych;
3) koordynowanie procesu tworzenia baz danych;
4) obsługa informatyczna wyborów;
5) planowanie rozwoju systemów informatycznych i dostosowanie ich do zmieniających się potrzeb;
6) nadzór nad tworzeniem systemów przez producentów z zewnątrz i egzekwowanie wykonania potrzeb modyfikacji oprogramowania;
7) administrowanie siecią informatyczną Urzędu, w tym archiwizowanie zasobów elektronicznych;
8) administrowanie bazami danych oraz zapewnienie ich ochrony - wykonywanie zadań „administratora systemu informatycznego”;
9) nadzór nad eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz dokonywanie niezbędnych napraw;
10) prowadzenie wewnętrznej ewidencji sprzętu i oprogramowania;
11) szkolenie pracowników w zakresie obsługi oprogramowania i sprzętu komputerowego;
12) szkolenie pracowników urzędu pod kątem przestrzegania ustawy z dnia 29.08.1997 r.
o ochronie danych osobowych;
13) koordynacja tworzenia infrastruktury teleinformatycznej w jednostkach organizacyjnych podporządkowanych lub nadzorowanych przez Urząd;
14) współdziałanie z Referatem Promocji i Rozwoju w przygotowaniu projektów z dziedziny infrastruktury telekomunikacyjnej i społeczeństwa informacyjnego umożliwiających wsparcie z funduszy unijnych;
15) wykonywanie zadań administratora Biuletynu Informacji Publicznej.
b) Stanowisko pracy ds. Obsługi Rady Gminy
Magdalena Jachimowicz - Inspektor
tel. 94 35 30 453, Budynek „B” Urzędu Gminy, I piętro, pok. Nr 39
e-mail: rada@gmina.kolobrzeg.pl
Do zakresu czynności należy m.in:
1) prowadzenie obsługi techniczno - kancelaryjnej Przewodniczącego Rady Gminy i Jego Zastępcy, Rady Gminy i jej Komisji, a w szczególności:
2) przesyłanie Radnym porządku obrad i projektów uchwał
3) sporządzanie protokółów z Sesji Rady Gminy i posiedzeń Komisji
4) przekazywanie do wiadomości do Referatów i na samodzielne stanowiska pracy podjętych na Sesjach i Komisjach uchwał i wniosków
5) prowadzenie:
- rejestru uchwał Rady Gminy,
- rejestru wniosków i opinii komisji Rady Gminy,
- rejestru interpelacji i wniosków radnych oraz monitorowanie terminowości udzielania odpowiedzi na interpelacje i wnioski,
- rejestru skarg i wniosków oraz dokumentacji dotyczącej ich rozpatrzenia przez Radę
6) sporządzanie, zgodnie z wytycznymi Przewodniczącego Rady, projektów porządku obrad, projektów planów pracy Rady.
7) przygotowanie sali posiedzeń do sesji Rady Gminy i posiedzeń Komisji.
8) obsługa techniczno-kancelaryjna sesji Rady Gminy i posiedzeń Komisji.
9) obsługa techniczno – kancelaryjna narad organizowanych przez Przewodniczącego Rady.
10) prowadzenie zbiorów Dzienników Urzędowych Województwa Zachodniopomorskiego.
11) organizowanie szkoleń radnych i merytoryczna odpowiedzialność za rozliczenie tych szkoleń.
12) rozliczanie i prowadzenie dokumentacji dotyczącej diet radnych.
13) prowadzenie spraw związanych ze skargami i wnioskami, prowadzenie w tym zakresie rejestru oraz sprawowanie monitoringu nad terminowością rozpatrywania skarg przez referaty i samodzielne stanowiska pracy.
14) prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznej.
15) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Gminy.
16) przygotowywanie na sesje Rady Gminy informacji dla radnych i sołtysów o działaniach podejmowanych przez Wójta Gminy w okresie międzysesyjnym.
17) prowadzenie spraw związanych z wyborami ławników do sądów.
18) prowadzenie zbioru i rejestru zarządzeń Wójta Gminy.
19) prowadzenie rejestru pełnomocnictw i upoważnień dla pracowników Urzędu oraz dla dyrektorów/kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
20) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu.
c) Stanowisko pracy ds. kadrowo-organizacyjnych
Wioletta Pańtak – Inspektor
tel. 94 35 30 432, budynek “B” Urzędu Gminy, parter, pok. Nr 45
e-mail: w.pantak@gmina.kolobrzeg.pl
Do zakresu czynności należy m.in:
1) prowadzenie całości spraw kadrowych i BHP pracowników Urzędu;
2) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu;
3) sporządzanie umów na wykorzystanie pojazdów prywatnych do celów służbowych;
4) koordynowanie działań związanych z instrukcją kancelaryjną, JRWA oraz instrukcją w/s
organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, w tym:
a) koordynowanie działania systemu EZD,
b) nadzorowanie prawidłowego stosowania RWA,
c) prowadzenie Archiwum Urzędu,
d) przyjmowanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z komórek
organizacyjnych Urzędu ,
e) przechowywanie zasobów archiwalnych, udostępnianie dokumentów dla celów służbowych i naukowo-badawczych,
f) weryfikowanie, klasyfikowanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum
Państwowego, likwidowanie dokumentacji niearchiwalnej.
5) wprowadzanie, aktualizowanie, archiwizowanie danych osobowych i płacowych w komputerowym systemie kadrowo – płacowym;
6) organizacja służby przygotowawczej i egzaminów dla nowozatrudnionych pracowników;
7) prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników na wolne stanowiska pracy w Urzędzie;
8) prowadzenie spraw związanych z ocenami okresowymi pracowników;
9) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu.
d) Stanowisko pracy ds. obsługi sekretariatu
Iwona Pańtak - Podinspektor
tel. 94 35 30 420, budynek „A” Urzędu Gminy, I piętro, pok. Nr 23
e-mail: sekretariat@gmina.kolobrzeg.pl
Do zakresu czynności należąy m.in:
1) prowadzenie Sekretariatu Urzędu.
2) sprawowanie w razie potrzeby dyżurów w Urzędzie.
3) prowadzenie zapotrzebowania materiałowego na cele administracyjne, w tym materiałów biurowych, papieru, ksiąg ewidencyjnych i urządzeń biurowych, zakup tonerów.
4) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Urzędu w materiały sanitarne, nadzór nad pracą pracowników sprzątających Urząd.
5) prowadzenie ewidencji szkoleń pracowników Urzędu.
6) prowadzenie ewidencji legitymacji, pieczęci, delegacji, księgi wyjść służbowych w godzinach pracy.
7) prowadzenie książki kontroli zewnętrznych oraz przekazywanie do publikacji w systemie
i publikowanie na stronie BIP informacji o kontrolach zewnętrznych.
9) obsługa centrali telefonicznej Urzędu.
10) udzielanie informacji o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie Gminy Kołobrzeg.
e) Biuro Podawcze
Aleksandra Kowalska – pomoc administracyjna
tel. 94 35 30 432, budynek “A” Urzędu Gminy, parter, pok. Nr 16
e-mail: a.kowalska@gmina.kolobrzeg.pl
Do zakresu czynności należy m.in:
1) prowadzenie spraw kancelaryjnych, w szczególności :
a) przyjmowanie korespondencji do Biura Podawczego,
b) przekazywanie dokumentacji do dekretacji,
3) przekazywanie zadekretowanej korespondencji pracownikom na stanowiska pracy.
2) organizacja obsługi pocztowej;
3) udzielanie informacji o miejscu i sposobie załatwiania spraw w Urzędzie Gminy Kołobrzeg.